Saiba como utilizar seu e-mail no trabalho

De pequeno a grande porte, com diversas filiais ou em um escritório modesto: praticamente todas as empresas, independentemente do tamanho ou da área de atuação, disponibilizam endereços de e-mails para seus funcionários. A ferramenta, que para muitos é um importante instrumento de trabalho, serve tanto para comunicar-se com os colegas como também para fazer com que as informações internas circulem de maneira oficial.

Por ser considerado, de certa forma, um documento, algumas mensagens trocadas em e-mails corporativos podem causar dor de cabeça tanto para seus remetentes quanto para seus destinatários. Isso porque alguns profissionais se esquecem da importância que uma mensagem escrita adquire. Pensando nisso, apontamos algumas dicas para que você tenha mais segurança e também fazer com que a comunicação flua com mais facilidade.

Saiba o que você quer dizer.

É imprescindível que você seja objetivo e claro em sua mensagem. Antes de escrever, desenvolva a ideia principal que você quer que seu interlocutor receba e pense como seu texto irá soar quando for lido. Toda mensagem pode ser mal interpretada se não for clara. Evite frases ambíguas e parágrafos muito longos.

Quando for redigir seu texto, insira logo nas primeiras linhas a informação que deseja transmitir – já que você não pode garantir que todos irão ler a mensagem integral.

E lembre-se: e-mails podem ser guardados permanentemente – por essa razão não ache que seu destinatário irá deletar a mensagem por julgá-la pouco importante.

Saiba para quem dizer.

Por mais que você envie um e-mail para um destinatário específico, ele pode reenviar sua mensagem para terceiros. Escreva para um público amplo.

Saiba escolher o que colocar no campo assunto.

Muitas pessoas não abrem mensagens se o assunto não indicar claramente sobre o que elas se tratam. Caso o e-mail seja enviado para vários destinatários, a situação se agrava pois pessoas de outras áreas podem achar que a mensagem não é relevante a seus departamentos e deletarem o e-mail sem nem sequer lê-lo. Por essa razão, seja sucinto e, se possível, utilize o próprio campo do assunto para informar seu objetivo.

Saiba como melhorar a estética de sua mensagem.

Divida seu texto em blocos e parágrafos.

Use efeitos de negrito, itálico, sublinhado, marcadores, numeração e cor com moderação para evitar que haja poluição visual.

Nunca escreva a totalidade de seu texto em “CAIXA ALTA” (letras maiúsculas), pois caso o faça isso pode ser interpretado como se você estivesse gritando.

Saiba o que fazer antes de clicar no botão “enviar”.

Releia seu texto e o revise pela última vez. Atente-se a gramática, ortografia e digitação: um e-mail com muitos erros pode tirar a credibilidade do conteúdo da mensagem.

Seguindo nossas dicas, a comunicação interna se tornará muito mais dinâmica e fácil.

por: Thiago Dantas.


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